Wareneinsatz & Speisenkalkulation: Verkaufspreis in der Gastronomie berechnen
Wer „Wareneinsatz berechnen Gastronomie Excel“ sucht, bekommt leere Vorlagen mit Makros, die Ihre IT blockiert. Hier tragen Sie Einkaufspreis, Portionsgröße und Ziel-Wareneinsatz ein — und Wareneinsatzquote, Kalkulationsfaktor, Rohaufschlag sowie Netto- und Bruttopreis werden gerechnet. Ob einzelnes Gericht, Menü oder Buffet-Kalkulation pro Person: am Ende laden Sie eine echte Excel-Datei mit lebenden Formeln herunter.
Gemacht für den inhabergeführten Betrieb: Restaurant, Café oder Caterer, der seine Karte selbst kalkuliert und keine Warenwirtschaft im Haus hat.
Stand: Juli 2026
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Rezeptkarte — Hausgemachter Burger | ||||||
| 2 | Bruttomenge = Nettomenge ÷ (1 − Verlust). Kosten = Bruttomenge × Einkaufspreis. | ||||||
| 3 | |||||||
| 4 | Zutat | Nettomenge | Einheit | Einkaufspreis | Verlust | Bruttomenge | Kosten |
| 5 | Brioche-Brötchen | 1,000 | Stück | 0,42 € | 0 % | 1,000 | 0,42 € |
| 6 | Rindfleisch-Patty 150 g | 0,150 | kg | 13,90 € | 8 % | 0,163 | 2,27 € |
| 7 | Gereifter Cheddar | 0,030 | kg | 14,50 € | 0 % | 0,030 | 0,44 € |
| 8 | Rote Zwiebeln | 0,030 | kg | 2,20 € | 15 % | 0,035 | 0,08 € |
| 9 | Salat | 0,020 | kg | 4,80 € | 25 % | 0,027 | 0,13 € |
| 10 | Frische Pommes | 0,200 | kg | 1,35 € | 20 % | 0,250 | 0,34 € |
| 11 | Warenkosten des Rezepts | 3,66 € | |||||
Echte Formeln: Ändern Sie einen Wert, alles rechnet sich neu
Lässt sich in Excel, LibreOffice und Google Sheets öffnen.
Die Formeln: Wareneinsatzquote, Rohaufschlag, Kalkulationsfaktor
Kurz gesagt: drei Kennzahlen beschreiben dieselbe Kalkulation. Die Wareneinsatzquote misst den Einkauf am Umsatz, der Rohaufschlag misst den Aufschlag am Einkauf, und der Kalkulationsfaktor ist die Abkürzung, mit der Sie vom Wareneinsatz direkt auf den Verkaufspreis kommen.
| Kennzahl | Formel | Beispiel (6 € Einsatz, 30 % Ziel) |
|---|---|---|
| Wareneinsatzquote | Wareneinsatz ÷ Nettoumsatz | 6,00 € ÷ 20,00 € = 30 % |
| Kalkulationsfaktor | 1 ÷ Wareneinsatzquote | 1 ÷ 0,30 = 3,33 |
| Netto-Verkaufspreis | Wareneinsatz × Faktor | 6,00 € × 3,33 = 20,00 € |
| Rohaufschlag | (VK netto − Wareneinsatz) ÷ Wareneinsatz | (20,00 − 6,00) ÷ 6,00 = 233 % |
Der häufigste Fehler ist, den Rohaufschlag mit der Handelsspanne zu verwechseln. 233 % Aufschlag klingen nach Wucher, sind aber exakt dieselbe Portion wie 30 % Wareneinsatz — nur die Bezugsgröße ist eine andere. Der Aufschlag rechnet auf den Einkauf, die Quote auf den Umsatz. Rechnen Sie im Zweifel immer über den Faktor: er lässt sich nicht falsch herum anwenden.
Und die ehrliche Grenze der Faktorkalkulation: sie deckt Personal, Miete und Energie nur pauschal ab. Ein Gericht mit teurem Wareneinsatz, aber wenig Arbeit (der Rinderfilet-Klassiker) trägt beim gleichen Faktor mehr zum Deckungsbeitrag bei als ein arbeitsintensives Billiggericht. Wer die Karte optimiert, schaut deshalb am Ende auf den Deckungsbeitrag pro Gericht, nicht nur auf den Faktor.
Beispiel: Buffet-Kalkulation pro Person
Beim Buffet kalkulieren Sie nicht pro Gericht, sondern pro Gedeck. Angenommen, die Komponenten eines Fingerfood-Buffets kosten im Einkauf zusammen 300,00 € netto und Sie kalkulieren für 50 Personen. Dann ist der Wareneinsatz pro Person 6,00 €. Bei einer Ziel-Wareneinsatzquote von 30 % ergibt das:
| Position | Wert |
|---|---|
| Wareneinsatz gesamt (netto) | 300,00 € |
| Personen | 50 |
| Wareneinsatz pro Person | 6,00 € |
| Kalkulationsfaktor (bei 30 %) | 3,33 |
| Netto-Preis pro Person | 20,00 € |
| Brutto pro Person, außer Haus (7 %) | 21,40 € |
| Brutto pro Person, im Haus (19 %) | 23,80 € |
Zwei Dinge, die genau hier gern schiefgehen. Erstens der Schwund: am Buffet essen Gäste mehr als beim gesetzten Menü, und was am Ende übrig bleibt, ist Wareneinsatz, den niemand bezahlt hat. Kalkulieren Sie die Einkaufsmenge deshalb großzügiger als die reine 50-Personen-Rechnung — sonst rutscht Ihre echte Quote über die geplanten 30 %. Zweitens die Mehrwertsteuer: dasselbe Gedeck kostet den Gast 21,40 € über die Straße und 23,80 € am Tisch, allein wegen des Steuersatzes. Kalkulieren Sie den Preis immer netto und schlagen Sie den Satz erst am Schluss auf.
Kalkulieren Sie regelmäßig Buffets für Catering und Partyservice? Die eigene Seite zur Buffet-Kalkulation in Excel rechnet den Preis pro Person aus einer Komponentenliste, samt Schwund-Zuschlag und der 7-%/19-%-Grenze beim Catering.
7 % oder 19 %? Der Steuersatz, der die Kalkulation kippt
Kurz gesagt: seit dem 1. Januar 2024 gelten auf Speisen im Lokal wieder 19 %. Die 7 % aus den Corona-Jahren sind zum 31.12.2023 ausgelaufen. Außer Haus bleiben Speisen bei 7 %, Getränke liegen grundsätzlich bei 19 %.
| Leistung | Satz |
|---|---|
| Speisen zum Verzehr im Lokal | 19 % |
| Speisen außer Haus / zum Mitnehmen | 7 % |
| Getränke (alkoholisch und alkoholfrei) | 19 % |
| Lieferung / Catering ohne weitere Dienstleistung | 7 % |
Für den Caterer ist die letzte Zeile die heikelste: Wird nur geliefert, sind es 7 % auf die Speisen. Kommen Dienstleistungen dazu — Personal, Geschirr, Aufbau, Abbau —, kippt die Leistung in eine sonstige Leistung mit 19 %. Die Grenze verläuft nicht am Essen, sondern am Serviceanteil. Genau deshalb rechnet dieser Rechner den Verkaufspreis netto und lässt Sie den Satz selbst wählen: dieselbe Speise, zwei Sätze, zwei Bruttopreise.
Häufige Fragen
Wie hoch sollte der Wareneinsatz in der Gastronomie sein?
Es gibt keinen gesetzlichen Wert, nur Richtwerte, und die hängen davon ab, ob Sie speisen- oder getränkegeführt sind. Für die Küche gilt eine Wareneinsatzquote von rund 28 bis 35 % des Nettoumsatzes als üblich, für Getränke 18 bis 25 %. Ein Betrieb mit hohem Getränkeanteil kommt in der Mischung tiefer heraus als eine reine Speisenwirtschaft. Entscheidend ist nicht der Branchendurchschnitt, sondern Ihr eigener Trend: steigt die Quote Monat für Monat, stimmt etwas mit Einkauf, Portionierung oder Schwund nicht.
Wie berechnet man den Kalkulationsfaktor?
Der Kalkulationsfaktor ist der Kehrwert der Ziel-Wareneinsatzquote: Faktor = 1 ÷ Wareneinsatzquote. Bei einem Ziel von 30 % ist der Faktor 1 ÷ 0,30 = 3,33. Den Netto-Verkaufspreis erhalten Sie, indem Sie den Wareneinsatz einer Portion mit diesem Faktor multiplizieren. Kostet die Portion 6,00 € im Einkauf, ergibt das 6,00 × 3,33 = 20,00 € netto. Der Faktor ersetzt aber keine Deckungsbeitragsrechnung: er deckt Personal, Miete und Energie nur pauschal ab.
Wareneinsatz und Rohaufschlag — wo ist der Unterschied?
Beide beschreiben dieselbe Kalkulation aus zwei Blickwinkeln. Die Wareneinsatzquote misst den Einkauf als Anteil am Umsatz (Wareneinsatz ÷ Umsatz). Der Rohaufschlag misst den Aufschlag als Anteil am Einkauf: (Verkaufspreis netto − Wareneinsatz) ÷ Wareneinsatz × 100. Eine Wareneinsatzquote von 30 % entspricht einem Rohaufschlag von rund 233 % — dieselbe Portion, zwei Prozentzahlen. Wer die beiden verwechselt, kalkuliert entweder viel zu billig oder viel zu teuer.
Welche Mehrwertsteuer gilt in der Gastronomie — 7 % oder 19 %?
Seit dem 1. Januar 2024 gelten auf Speisen, die im Lokal verzehrt werden, wieder 19 %. Die 7 %, die während der Corona-Jahre galten, sind am 31.12.2023 ausgelaufen. Zum Mitnehmen (außer Haus) bleiben Speisen bei 7 %. Getränke liegen grundsätzlich bei 19 %. Für die Kalkulation heißt das: rechnen Sie den Verkaufspreis immer netto, und schlagen Sie den passenden Satz erst am Ende auf — 7 % für die Speise über die Straße, 19 % für dieselbe Speise am Tisch.
Wie kalkuliert man ein Buffet pro Person?
Beim Buffet rechnen Sie nicht pro Gericht, sondern pro Gedeck. Addieren Sie den Wareneinsatz aller Komponenten und teilen Sie durch die kalkulierte Personenzahl — das ergibt den Wareneinsatz pro Person. Diesen multiplizieren Sie mit dem Kalkulationsfaktor. Der Fallstrick ist die Menge: am Buffet essen Gäste im Schnitt mehr als beim gesetzten Menü, und Reste sind Schwund, der in Ihre Wareneinsatzquote läuft. Kalkulieren Sie deshalb die Einkaufsmenge großzügiger als die reine Portionsrechnung nahelegt.
Ist die Excel-Datei kostenlos?
Das Ausfüllen im Browser und die Vorschau sind kostenlos und ohne Anmeldung: Wareneinsatz, Faktor und Verkaufspreis erscheinen sofort am Bildschirm, die wichtigsten Ergebnisse bleiben dabei unscharf. Die vollständige .xlsx-Datei (lebende Formeln, mehrere Blätter, druckfertiges Layout, läuft in Excel, LibreOffice und Google Sheets) kostet 9,90 € pro Arbeitsmappe, einmalig: Sie bleibt bearbeitbar und lässt sich erneut herunterladen. Das Pro-Abo für 12,90 € im Monat oder 79 € im Jahr umfasst alle Werkzeuge und unbegrenzt viele Arbeitsmappen. Ein Konto brauchen Sie nicht: Der Zugang kommt als Link per E-Mail.
Der zweite große Kostenblock in der Gastronomie ist das Personal. Der Schichtplan-Generator baut die Rotation, prüft das Arbeitszeitgesetz und beziffert die steuerfreien Zuschläge nach § 3b EStG.
Schichtplan erstellenKostenrechnung, Wartungsplan, Provisionen, Fuhrpark: dieselbe Idee — Formular ausfüllen, echte Excel-Datei mit lebenden Formeln herunterladen.
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