Buffet-Kalkulation in Excel: Kosten und Verkaufspreis pro Person
Wer „Buffet Kalkulation Excel“ sucht, will keine leere Vorlage, sondern eine Zahl: was kostet ein Gedeck im Einkauf, und was muss es kosten? Hier tragen Sie die Komponenten Ihres Buffets mit der Menge pro Person ein — und Wareneinsatz pro Person, Kalkulationsfaktor und Verkaufspreis pro Gedeck werden gerechnet, inklusive Catering-MwSt mit 7 % oder 19 %. Am Ende laden Sie eine echte Excel-Datei mit lebenden Formeln herunter, in der Sie die Gästezahl ändern und alles neu durchrechnet.
Gedacht für Caterer, Partyservice und Gastronomen, die Buffets pro Person anbieten und selbst kalkulieren — nicht pro Gericht, sondern pro Kopf.
Stand: Juli 2026
| Zutat | Menge | Einheit | EK-Preis | Verlust % | Kosten | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 0,45 € | ||||||
| 2,04 € | ||||||
| 0,38 € | ||||||
| 0,12 € | ||||||
| 0,12 € |
Kostenlos: statische Schwarz-Weiß-Vorschau (berechnete Werte, ohne neu berechenbare Formeln), mit Hinweisbalken. Pro: farbige Datei mit Übersichtsblatt und aktiven Formeln, die sich beim Tippen neu berechnen — ohne Balken, Einmalzahlung, lebenslang.
Hier ist Ihre Pro-Datei
Vorschau aus den soeben eingegebenen Daten — in Farbe, ohne Wasserzeichen. Die Pro-Datei rechnet sich bei jeder Änderung selbst neu.
| Fiche technique — Burger maison | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Ingrédient | Qté | Unité | PU achat | Perte % | Coût |
| Pain burger | 1 | pièce | 0,45 € | 0 % | 0,45 € |
| Steak haché 150g | 0,2 | kg | 12,90 € | 5 % | 2,04 € |
| Cheddar | 0 | kg | 9,50 € | 0 % | 0,38 € |
| Salade | 0 | kg | 3,20 € | 20 % | 0,12 € |
| Sauce maison | 0 | kg | 4,00 € | 0 % | 0,12 € |
| Coût total de la recette | 3,11 € | ||||
| Nombre de portions | 1 |
| Coût de revient par portion | 3,11 € |
| Objectif de food cost | 30 % |
| Prix de vente HT conseillé | 10,37 € |
| TVA | 10 % |
| Prix de vente TTC conseillé | 11,41 € |
| Coefficient multiplicateur | 3,3 |
| Marge brute par portion | 7,26 € |
Pro Gedeck rechnen, nicht pro Gericht
Kurz gesagt: die Buffet-Kalkulation dreht die normale Speisenkalkulation um. Nicht „was kostet dieses Gericht“, sondern „was kostet ein Gast, der sich am ganzen Buffet bedient“. Sie addieren also den Wareneinsatz aller Komponenten für eine Person und behandeln das komplette Buffet wie ein einziges Gedeck. Genau dafür ist der Rechner oben gebaut: Komponenten rein, Gästezahl rein, Preis pro Person raus.
| Komponente | Wareneinsatz / Person |
|---|---|
| Antipasti-Platte | 1,80 € |
| Blattsalate & Dressings | 0,90 € |
| Ofengemüse | 1,10 € |
| Rinderbraten mit Sauce | 2,60 € |
| Lachsfilet | 2,20 € |
| Kartoffelgratin | 0,80 € |
| Dessertvariation | 1,40 € |
| Brot & Butter | 0,40 € |
| Wareneinsatz pro Person | 11,20 € |
Der Rinderbraten und das Lachsfilet tragen zusammen 4,80 € — fast die Hälfte des Wareneinsatzes. Das ist die erste Stellschraube: eine teure Komponente durch eine günstigere ersetzen senkt den Preis pro Person spürbar, ohne dass das Buffet ärmer wirkt. Die zweite Stellschraube ist die Menge pro Person, die dritte der Schwund.
Vom Wareneinsatz zum Verkaufspreis pro Person
Kurz gesagt: Verkaufspreis pro Person = Wareneinsatz pro Person × Kalkulationsfaktor, und der Faktor ist der Kehrwert der Ziel-Wareneinsatzquote. Beim Buffet setzen Caterer die Quote oft auf 30 bis 35 %, weil der Schwund höher ist als beim gesetzten Menü.
| Position | Wert |
|---|---|
| Wareneinsatz pro Person | 11,20 € |
| Ziel-Wareneinsatzquote | 32 % |
| Kalkulationsfaktor (1 ÷ Quote) | 3,125 |
| Netto-Preis pro Person | 35,00 € |
| Brutto, reine Lieferung (7 %) | 37,45 € |
| Brutto, mit Service (19 %) | 41,65 € |
| Gerundeter Angebotspreis netto | 34,90 € |
Zwei Fallstricke stecken genau hier. Erstens der Schwund: die 11,20 € gelten, wenn jeder Gast exakt seine Portion nimmt. Am offenen Buffet stimmt das nie — planen Sie 10 bis 20 % mehr Ware ein, sonst liegt Ihre echte Wareneinsatzquote über den 32 %. Zweitens die Rundung: rechnen Sie sauber bis 35,00 € und runden Sie erst am Schluss auf einen glatten Angebotspreis. Über 40 Gäste macht ein früh gerundeter Cent schon einen sichtbaren Unterschied.
7 % oder 19 %? Beim Catering entscheidet der Service
Kurz gesagt: beim Buffet hängt der Steuersatz nicht am Essen, sondern an der Leistung. Reine Lieferung von Speisen ohne weitere Dienstleistung fällt unter den ermäßigten Satz von 7 %. Sobald Personal, Geschirr, Aufbau oder Abbau dazukommen, wird daraus eine sonstige Leistung mit 19 %.
| Leistung | Satz |
|---|---|
| Buffet nur geliefert, keine weitere Dienstleistung | 7 % |
| Buffet aufgebaut, mit Geschirr / Personal / Service | 19 % |
| Getränke (alkoholisch und alkoholfrei) | 19 % |
| Verzehr in Ihren Räumen / vor Ort betreut | 19 % |
Für den Partyservice ist die Grenze heikel: ein aufgebautes, betreutes Buffet ist fast immer ein 19-%-Fall, eine schlichte Anlieferung in Warmhaltebehältern kann 7 % sein. Deshalb rechnet dieser Rechner den Preis pro Person netto und lässt Sie den Satz selbst wählen — dasselbe Gedeck, zwei Sätze, zwei Bruttopreise. Weisen Sie Anfahrt und Servicepersonal am besten als eigene Positionen aus, statt sie in den Gedeckpreis zu drücken.
Häufige Fragen
Wie kalkuliert man ein Buffet pro Person?
Beim Buffet rechnen Sie pro Gedeck, nicht pro Gericht. Addieren Sie den Wareneinsatz aller Komponenten für eine Person, teilen Sie die Gesamtmenge durch die Gästezahl und multiplizieren Sie den Wareneinsatz pro Person mit dem Kalkulationsfaktor. Im Beispiel dieser Seite kostet ein kalt-warmes Buffet 11,20 € Wareneinsatz pro Person; bei einer Ziel-Wareneinsatzquote von 32 % (Faktor 3,125) ergibt das 35,00 € netto pro Person. Der Unterschied zur Gericht-Kalkulation: Menge pro Person und Schwund entscheiden hier über die Marge.
Wie viel Wareneinsatz sollte man bei einem Buffet einplanen?
Für ein Buffet kalkulieren Caterer die Wareneinsatzquote meist etwas höher als für à-la-carte-Speisen — oft 30 bis 35 % statt 28 bis 30 %. Grund ist der Schwund: am offenen Buffet essen Gäste im Schnitt mehr, und Reste kann niemand weiterverkaufen. Rechnen Sie die Einkaufsmenge deshalb großzügiger als die reine Kopfzahl. Faustregel aus der Praxis: 10 bis 20 % mehr Ware als die exakte Personenrechnung, sonst rutscht Ihre echte Quote über das Ziel und die Marge schmilzt.
Welche Mehrwertsteuer gilt beim Catering-Buffet — 7 % oder 19 %?
Das hängt am Serviceanteil, nicht am Essen. Reine Lieferung von Speisen ohne weitere Dienstleistung fällt unter 7 % (ermäßigter Satz). Sobald Sie Personal, Geschirr, Aufbau oder Abbau mitliefern, wird daraus eine sonstige Leistung mit 19 %. Ein aufgebautes, betreutes Buffet ist damit fast immer ein 19-%-Fall. Kalkulieren Sie den Preis pro Person deshalb immer netto und schlagen Sie den passenden Satz erst am Ende auf: dasselbe Gedeck kostet den Kunden je nach Leistung spürbar unterschiedlich.
Wie kommt man vom Wareneinsatz auf den Verkaufspreis?
Über den Kalkulationsfaktor: Faktor = 1 ÷ Ziel-Wareneinsatzquote. Bei 32 % ist der Faktor 3,125, bei 30 % genau 3,33. Netto-Verkaufspreis pro Person = Wareneinsatz pro Person × Faktor. Der Faktor deckt Personal, Miete und Energie allerdings nur pauschal ab — beim Catering kommen oft separate Positionen für Anfahrt, Servicepersonal und Equipment dazu, die Sie nicht in den Gedeckpreis pressen sollten, sondern getrennt ausweisen.
Sollte man den Buffetpreis pro Person runden?
Ja, aber am Schluss und bewusst. Rechnen Sie erst sauber durch — im Beispiel 35,00 € netto — und legen Sie dann einen glatten oder psychologischen Angebotspreis fest, etwa 34,90 € oder 36,00 € pro Person. Runden Sie nie den Wareneinsatz mittendrin, sonst summieren sich kleine Fehler über 50 Gäste zu einem echten Betrag. In der Excel-Datei bleibt die Rechnung exakt; der Rundungsschritt ist eine eigene, sichtbare Zelle.
Ist der Export kostenlos?
Vorschau und Kalkulation sind kostenlos: Wareneinsatz pro Person, Faktor und Verkaufspreis erscheinen sofort am Bildschirm. Der Gratis-Download liefert eine funktionierende Excel-Datei mit lebenden Formeln und einem kleinen Wasserzeichen. Der Pro-Zugang (einmalig 19,90 €, kein Abo) entfernt das Wasserzeichen und schaltet die erweiterten Blätter frei.
Wenn Sie pro Gericht rechnen — Wareneinsatzquote, Rohaufschlag und Kalkulationsfaktor für die à-la-carte-Karte — nehmen Sie den Wareneinsatz- und Speisenkalkulations-Rechner.
Wareneinsatz berechnenFür die Niederlande und Belgien rechnet die kostprijsberekening horeca foodcostpercentage und calculatiefactor mit 9 % und 21 % btw.
Kostprijsberekening