Schichtplan-Generator: 2, 3, 4, 5 oder 6 Gruppen — mit Rotation, ArbZG-Prüfung und § 3b-Rechnung
Wer nach einem Schichtplan-Generator sucht, bekommt Excel-Vorlagen. Eine leere Tabelle mit Dropdowns, die Sie selbst ausfüllen — und beim Anbieter mit Makros, die Ihre IT ohnehin blockiert. Generiert wird da nichts. Hier schon: Sie wählen das Modell, wir bauen die Rotation aus dem Muster, rechnen die Wochenstunden nach, prüfen den Plan gegen das Arbeitszeitgesetz und beziffern, wie viel Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlag nach § 3b EStG steuerfrei bleibt.
Gemacht für den Mittelstand: die Fertigung, Logistik oder Pflegeeinrichtung mit 30 bis 150 Beschäftigten, die ab Montag in drei Schichten fahren muss und keinen Personalplaner im Haus hat.
Stand: Juli 2026 · Alle Paragrafen im Volltext auf gesetze-im-internet.de nachgeschlagen
Drei Gruppen decken 24 Stunden an Werktagen ab, am Wochenende steht die Anlage. Jede Woche rückt die Gruppe eine Schicht weiter: Früh, dann Spät, dann Nacht. Vorwärts, weil später anfangen dem Biorhythmus leichter fällt als früher. Der Zyklus ist 21 Tage lang, also ein Vielfaches von 7 — deshalb hat hier jede Gruppe jedes Wochenende frei, dauerhaft.
Wann sinnvoll: Sie brauchen die Nacht, aber nicht das Wochenende. Der Klassiker der Fertigung.
- § 6 Abs. 3 ArbZGNachtarbeit im Plan: jede Beschäftigte und jeder Beschäftigte hat Anspruch auf eine arbeitsmedizinische Untersuchung vor Beginn und danach in Abständen von mindestens drei Jahren, ab dem 50. Lebensjahr jährlich. Die Kosten trägt der Arbeitgeber. Kein Papierkram: das ist ein Anspruch, der auch ohne Aufforderung besteht.
Freie Sonntage pro Jahr, schwächste Gruppe: 52 gezählt nach Schichtbeginn, 52 streng nach § 9 Abs. 1 (keine Arbeitsminute von 0 bis 24 Uhr). Norm: 15.
| Gruppe | Mo 29.12. | Di 30.12. | Mi 31.12. | Do 1.1. | Fr 2.1. | Sa 3.1. | So 4.1. | Mo 5.1. | Di 6.1. | Mi 7.1. | Do 8.1. | Fr 9.1. | Sa 10.1. | So 11.1. | Mo 12.1. | Di 13.1. | Mi 14.1. | Do 15.1. | Fr 16.1. | Sa 17.1. | So 18.1. | Mo 19.1. | Di 20.1. | Mi 21.1. | Do 22.1. | Fr 23.1. | Sa 24.1. | So 25.1. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gruppe A | F | F | F | F | F | R | R | S | S | S | S | S | R | R | N | N | N | N | N | R | R | F | F | F | F | F | R | R |
| Gruppe B | S | S | S | S | S | R | R | N | N | N | N | N | R | R | F | F | F | F | F | R | R | S | S | S | S | S | R | R |
| Gruppe C | N | N | N | N | N | R | R | F | F | F | F | F | R | R | S | S | S | S | S | R | R | N | N | N | N | N | R | R |
Jede Gruppe fährt exakt dasselbe Muster, um 7 Tage verschoben. Rot hinterlegte Spalten sind gesetzliche Feiertage in Nordrhein-Westfalen — sie treiben die 125-%- und 150-%-Zuschläge.
§ 3b setzt Obergrenzen, keine Ansprüche: das Gesetz sagt, wie viel Zuschlag steuerfrei bleiben darf, nicht wie viel Sie zahlen müssen. Was Sie zahlen, steht im Tarifvertrag. Basis ist die Anwesenheit, Pausen sind nicht herausgerechnet — der reale Betrag liegt also etwas darunter.
| Gruppe | Nacht 25 % | Nacht 40 % | Sonntag 50 % | Feiertag 125 % | 150 % | Höchstens steuerfrei |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gruppe A | 2.550 €510 h | 2.720 €340 h | — | 1.150 €46 h | 600 €20 h | 7.020,00 € |
| Gruppe B | 2.600 €520 h | 2.720 €340 h | — | 1.700 €68 h | 720 €24 h | 7.740,00 € |
| Gruppe C | 2.650 €530 h | 2.880 €360 h | — | 1.450 €58 h | 720 €24 h | 7.700,00 € |
720 € Unterschied zwischen der bestgestellten und der schlechtestgestellten Gruppe — bei identischem Muster und identischem Lohn. Der einzige Grund ist der Kalender: wessen Zyklus zufällig auf den 1. Mai und die Weihnachtstage fällt, verdient steuerfrei mehr. Das ist kein Fehler im Plan, das ist der Plan. Wer die Gruppen jährlich durchtauscht, verteilt es; wer nicht, erklärt es irgendwann im Betriebsrat.
Bemessungsgrundlage: 20,00 € pro Stunde.
Wie viele Personen sollen je Schicht auf der Fläche stehen?
| Gruppe | Besetzung | Anwesenheit | Arbeitszeit | Nächte | Sonntage | Feiertage | Min. Ruhezeit | Freie So./Jahr |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gruppe A | 6 | 160 h | 150 h | 5 | 0 | 1 | 16 h | 52 / 52 streng |
| Gruppe B | 6 | 160 h | 150 h | 5 | 0 | 1 | 16 h | 52 / 52 streng |
| Gruppe C | 6 | 160 h | 150 h | 10 | 0 | 1 | 16 h | 52 / 52 streng |
Aus dem Osterdatum gerechnet, nicht aus einer Tabelle abgeschrieben — deshalb stimmt der Kalender auch 2031 noch. Der Satz in der rechten Spalte ist der Höchstsatz aus § 3b Abs. 1.
- * Fronleichnam: In Sachsen und Thüringen nur in einzelnen, überwiegend katholischen Gemeinden.
Kein Konto, keine E-Mail-Adresse, kein „Demo buchen“. Und keine Makros: die Datei öffnet in Excel im Browser, in LibreOffice und auf dem Mac ohne Sicherheitswarnung.
Eine .ics-Datei mit ausschließlich Ihren Schichten. Öffnen Sie sie auf dem Handy und die Dienste stehen im Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook — mit Anfang und Ende, auch wenn die Nachtschicht über Mitternacht läuft.
Alle Schichtmodelle nebeneinander
Die Frage ist fast nie „was ist ein Schichtsystem“, sondern „wie viele Gruppen brauche ich“. Dafür reichen zwei Zahlen: wie lange die Anlage laufen soll (Betriebszeit) und wie viele Stunden Ihre Leute dann machen.
Jede Zahl unten ist aus dem Muster gerechnet, das der Generator auch wirklich baut — nicht abgetippt. Ändert sich das Modell, ändert sich die Tabelle mit.
| System | Muster | Ø h/Woche | Betriebszeit | Nächte/Zyklus | Zyklus | Min. Ruhezeit | Freie So./Jahr | ArbZG |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2-Schicht-System | Woche um Woche | 40 h | 80 h | 0 | 14 d / 2 W | 16 h | 52 / 52 | ✓ |
| 3-Schicht teilkontinuierlich | F → S → N | 40 h | 120 h | 5 | 21 d / 3 W | 16 h | 52 / 52 | ✓ |
| 4er-Konti (vollkontinuierlich) | 2-2-2 | 42 h | 168 h | 2 | 8 d / 8 W | 16 h | 12 / 6 | ✗ |
| 4er-Konti (vollkontinuierlich) | 3-3-3-3 | 42 h | 168 h | 3 | 12 d / 12 W | 16 h | 12 / 8 | ✗ |
| 5er-Konti (vollkontinuierlich) | 6-4 | 33,6 h | 168 h | 2 | 10 d / 10 W | 16 h | 20 / 15 | ✓ |
| 6er-Konti (mit Springer) | Springer | 37,3 h | 168 h | 2 | 12 d / 12 W | 14 h | 17 / 12 | ✓ |
| 12-Stunden-Modell | DuPont | 42 h | 168 h | 7 | 28 d / 4 W | 12 h | 26 / 26 | ✓ |
In der Spalte „Freie So./Jahr“ stehen zwei Zahlen, und der Unterschied ist der eigentliche Streitpunkt. Die erste zählt die Sonntage, an denen keine Schicht beginnt. Die zweite zählt streng nach § 9 Abs. 1: beschäftigungsfrei ist ein Sonntag nur, wenn zwischen 0 und 24 Uhr keine einzige Arbeitsminute anfällt. Nach einer Samstagnachtschicht wird bis 6 Uhr gearbeitet — der Sonntag fällt also durch. Deshalb sinkt der Zähler im 4er-Konti 2-2-2 von 12 auf 6.
Und hier ist der Punkt, den Sie auf keiner Anbieterseite finden: das klassische 4er-Konti reißt § 11 Abs. 1 in beiden Lesarten. Vier Gruppen auf 168 Betriebsstunden sind zwangsläufig 42 Stunden pro Woche und damit 25 % Freischichten. Von 52 Sonntagen bleiben so keine 15 übrig, egal wie Sie die Blöcke schneiden. Vom 2-2-2 auf 3-3-3-3 zu wechseln ändert daran nichts — der Anteil ist derselbe. Das ist keine Meinung: stellen Sie den Generator oben auf 4er-Konti und sehen Sie zu, was rot wird.
Der Sprung in der Betriebszeit liegt zwischen 3 und 4 Gruppen (120 → 168 Stunden), der Sprung in den Wochenstunden aber zwischen 4 und 5 (42 → 33,6). Die fünfte Gruppe kostet Sie also nicht nur ein weiteres Team, sie senkt auch die Vertragszeit aller Gruppen. Das ist die Rechnung hinter „warum arbeite ich in Vollkonti weniger Stunden“ — und der Grund, warum in Deutschland faktisch niemand Vollkonti mit vier Gruppen fährt.
So sieht jedes Modell wirklich aus
Ein vollständiger Zyklus pro Modell. F = Frühschicht (06:00–14:00), S = Spätschicht (14:00–22:00), N = Nachtschicht (22:00–06:00), P = Springerschicht (08:00–16:00), T = Tagschicht 12 h (07:00–19:00), U = Nachtschicht 12 h (19:00–07:00), R = Freischicht. Lesen Sie die Zeile Ihrer Gruppe und Sie sehen Ihren Block.
2-Schicht-Wechsel (Früh/Spät) (Woche um Woche)
Eine Woche Frühschicht, die nächste Spätschicht. Wochenende frei, keine Nacht. Das Modell, bei dem die meisten Mittelständler landen, sobald eine Tagschicht die Aufträge nicht mehr schafft. Rechtlich das langweiligste System, das es gibt — und genau deshalb das mit den wenigsten Überraschungen.
| Gruppe | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gruppe A | F | F | F | F | F | R | R | S | S | S | S | S | R | R |
| Gruppe B | S | S | S | S | S | R | R | F | F | F | F | F | R | R |
Zyklus 14 Tage · jede Gruppe startet 7 Tage später als die vorige · derselbe Plan am selben Wochentag nach 2 Wochen · kürzeste Ruhezeit 16 h · 37,5 h reine Arbeitszeit pro Woche · freie Sonntage 52 bzw. 52 streng gezählt (Norm 15).
Wann sinnvoll: Sie wollen die Anlage rund 16 Stunden am Tag fahren, ohne mit Nachtarbeit anzufangen.
3-Schicht teilkontinuierlich (F → S → N)
Drei Gruppen decken 24 Stunden an Werktagen ab, am Wochenende steht die Anlage. Jede Woche rückt die Gruppe eine Schicht weiter: Früh, dann Spät, dann Nacht. Vorwärts, weil später anfangen dem Biorhythmus leichter fällt als früher. Der Zyklus ist 21 Tage lang, also ein Vielfaches von 7 — deshalb hat hier jede Gruppe jedes Wochenende frei, dauerhaft.
| Gruppe | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gruppe A | F | F | F | F | F | R | R | S | S | S | S | S | R | R | N | N | N | N | N | R | R |
| Gruppe B | S | S | S | S | S | R | R | N | N | N | N | N | R | R | F | F | F | F | F | R | R |
| Gruppe C | N | N | N | N | N | R | R | F | F | F | F | F | R | R | S | S | S | S | S | R | R |
Zyklus 21 Tage · jede Gruppe startet 7 Tage später als die vorige · derselbe Plan am selben Wochentag nach 3 Wochen · kürzeste Ruhezeit 16 h · 37,5 h reine Arbeitszeit pro Woche · freie Sonntage 52 bzw. 52 streng gezählt (Norm 15).
Wann sinnvoll: Sie brauchen die Nacht, aber nicht das Wochenende. Der Klassiker der Fertigung.
4er-Konti 2-2-2 (vollkontinuierlich) (2-2-2)
Zwei Tage früh, zwei spät, zwei Nacht, zwei frei — der bekannteste Name im Schichtwesen. Die Anlage läuft 24/7, die Abdeckung geht exakt auf, die Ruhezeiten stimmen. Und trotzdem fällt das Modell durch, nur eben nicht dort, wo alle hinschauen: acht Tage Zyklus mit zwei Freischichten sind 25 % freie Tage, und damit bleiben pro Gruppe rund 13 freie Sonntage im Jahr übrig — streng nach § 9 Abs. 1 sogar nur 6, weil die Freischicht nach der Samstagnacht bis 6 Uhr in den Sonntag hineinreicht. § 11 Abs. 1 ArbZG verlangt 15. Dieses Modell scheitert nicht an der Ruhezeit, es scheitert am Kalender. Der Generator sagt das ungefragt.
| Gruppe | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gruppe A | F | F | S | S | N | N | R | R |
| Gruppe B | S | S | N | N | R | R | F | F |
| Gruppe C | N | N | R | R | F | F | S | S |
| Gruppe D | R | R | F | F | S | S | N | N |
Zyklus 8 Tage · jede Gruppe startet 2 Tage später als die vorige · derselbe Plan am selben Wochentag nach 8 Wochen · kürzeste Ruhezeit 16 h · 39,4 h reine Arbeitszeit pro Woche · freie Sonntage 12 bzw. 6 streng gezählt (Norm 15).
Wann sinnvoll: Danach fragen, nicht damit planen. Rechnen Sie den Sonntagszähler nach, bevor Sie es einführen.
4er-Konti 3-3-3-3 (vollkontinuierlich) (3-3-3-3)
Drei Tage früh, drei spät, drei Nacht, drei frei. Längere Blöcke als das 2-2-2, gleiche 42 Stunden Anwesenheit pro Woche — und derselbe Anteil freier Tage: 3 von 12 sind wieder 25 %. Der Sonntagszähler landet folglich wieder unter der Grenze. Wer vom 2-2-2 auf 3-3-3-3 wechselt, um das Sonntagsproblem zu lösen, hat nichts gelöst, sondern nur die Blöcke verlängert. Das ist reine Arithmetik: vier Gruppen auf 168 Betriebsstunden sind zwangsläufig 42 Stunden pro Woche und zwangsläufig 25 % Freischichten. Daran ändert kein Blockschnitt etwas.
| Gruppe | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gruppe A | F | F | F | S | S | S | N | N | N | R | R | R |
| Gruppe B | S | S | S | N | N | N | R | R | R | F | F | F |
| Gruppe C | N | N | N | R | R | R | F | F | F | S | S | S |
| Gruppe D | R | R | R | F | F | F | S | S | S | N | N | N |
Zyklus 12 Tage · jede Gruppe startet 3 Tage später als die vorige · derselbe Plan am selben Wochentag nach 12 Wochen · kürzeste Ruhezeit 16 h · 39,4 h reine Arbeitszeit pro Woche · freie Sonntage 12 bzw. 8 streng gezählt (Norm 15).
Wann sinnvoll: Wenn Sie längere Blöcke wollen — das Sonntagsproblem der 4er-Konti lösen Sie damit nicht.
5er-Konti 6-4 (Kontischicht) (6-4)
Sechs Schichten arbeiten, vier Tage frei — daher 6-4. Mit der fünften Gruppe sinkt die Anwesenheit auf 33,6 Stunden pro Woche und der Anteil freier Tage steigt auf 40 %. Erst damit geht der Sonntagszähler auf: selbst in der strengen Lesart des § 9 Abs. 1 landet die schwächste Gruppe bei genau 15 freien Sonntagen. Genau 15, bei einer Vorgabe von 15 — null Reserve. Das ist der eigentliche Grund, warum vollkontinuierliche Produktion in Deutschland fast immer auf fünf Gruppen läuft und nicht auf vier: nicht Großzügigkeit, sondern § 11 Abs. 1.
| Gruppe | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gruppe A | F | F | S | S | N | N | R | R | R | R |
| Gruppe B | S | S | N | N | R | R | R | R | F | F |
| Gruppe C | N | N | R | R | R | R | F | F | S | S |
| Gruppe D | R | R | R | R | F | F | S | S | N | N |
| Gruppe E | R | R | F | F | S | S | N | N | R | R |
Zyklus 10 Tage · jede Gruppe startet 2 Tage später als die vorige · derselbe Plan am selben Wochentag nach 10 Wochen · kürzeste Ruhezeit 16 h · 31,5 h reine Arbeitszeit pro Woche · freie Sonntage 20 bzw. 15 streng gezählt (Norm 15).
Wann sinnvoll: Die Anlage muss 24/7 laufen, Wochenende inklusive, und Sie wollen keinen Ärger mit § 11.
6er-Konti mit Springerschicht (Springer)
Fünf Gruppen fahren den Konti-Zyklus, die sechste steht als Springerschicht (P, 08:00–16:00) für Urlaub, Krankheit, Schulung und Instandhaltung im Plan. Diese Springerschicht ist echte Arbeit, also steigt die Anwesenheit wieder auf gut 37 Stunden. Sie kaufen damit keine Freizeit, sondern Ruhe in der Planung: den Kranken holen Sie aus der Springergruppe und nicht mehr aus dem freien Wochenende eines Kollegen.
| Gruppe | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gruppe A | P | P | F | F | S | S | N | N | R | R | R | R |
| Gruppe B | F | F | S | S | N | N | R | R | R | R | P | P |
| Gruppe C | S | S | N | N | R | R | R | R | P | P | F | F |
| Gruppe D | N | N | R | R | R | R | P | P | F | F | S | S |
| Gruppe E | R | R | R | R | P | P | F | F | S | S | N | N |
| Gruppe F | R | R | P | P | F | F | S | S | N | N | R | R |
Zyklus 12 Tage · jede Gruppe startet 2 Tage später als die vorige · derselbe Plan am selben Wochentag nach 12 Wochen · kürzeste Ruhezeit 14 h · 35 h reine Arbeitszeit pro Woche · freie Sonntage 17 bzw. 12 streng gezählt (Norm 15).
Wann sinnvoll: Ihr Krankenstand oder die Fluktuation zwingt Sie jede Woche, jemanden aus dem Frei zu holen.
DuPont-Schichtplan (12 h, 4 Gruppen) (DuPont)
Der amerikanische Klassiker: 4 Nächte, 3 frei, 3 Tage, 1 frei, 3 Nächte, 3 frei, 4 Tage, dann 7 Tage am Stück frei. 28 Tage Zyklus, 14 Schichten à 12 Stunden, also 42 Stunden Anwesenheit pro Woche — dieselbe Zahl wie beim 4er-Konti, aber mit 26 freien Sonntagen statt 13, weil die freien Tage in großen Blöcken liegen. Der Haken steht im Kleingedruckten: 12 Stunden minus die gesetzliche Mindestpause von 45 Minuten sind 11,25 Stunden Arbeitszeit — über der 10-Stunden-Grenze des § 3 ArbZG. Deshalb sind hier 2 Stunden Pause eingeplant. Mit der Mindestpause wäre dieses Modell schlicht rechtswidrig.
| Gruppe | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gruppe A | U | U | U | U | R | R | R | T | T | T | R | U | U | U | R | R | R | T | T | T | T | R | R | R | R | R | R | R |
| Gruppe B | T | T | T | R | U | U | U | R | R | R | T | T | T | T | R | R | R | R | R | R | R | U | U | U | U | R | R | R |
| Gruppe C | R | R | R | T | T | T | T | R | R | R | R | R | R | R | U | U | U | U | R | R | R | T | T | T | R | U | U | U |
| Gruppe D | R | R | R | R | R | R | R | U | U | U | U | R | R | R | T | T | T | R | U | U | U | R | R | R | T | T | T | T |
Zyklus 28 Tage · jede Gruppe startet 7 Tage später als die vorige · derselbe Plan am selben Wochentag nach 4 Wochen · kürzeste Ruhezeit 12 h · 35 h reine Arbeitszeit pro Woche · freie Sonntage 26 bzw. 26 streng gezählt (Norm 15).
Wann sinnvoll: Sie wollen die 7-Tage-Freiblöcke und können 2 Stunden Pause je Schicht wirklich gewähren.
Was der Schichtplan wert ist: § 3b EStG, den niemand rechnet
Jede Seite in den Suchergebnissen erklärt, was ein Schichtsystem ist. Keine rechnet aus, was es bringt. Dabei ist genau das in Deutschland der interessanteste Teil: Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sind nach § 3b EStG steuerfrei — und wie viel steuerfrei bleibt, hängt direkt am Rotationsmuster.
Kurz gesagt: 25 % des Grundlohns für Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr, 40 % im Fenster von 0 bis 4 Uhr (aber nur, wenn die Schicht vor Mitternacht begonnen hat), 50 % für Sonntagsarbeit, 125 % an gesetzlichen Feiertagen und am 31.12. ab 14 Uhr, 150 % am 24.12. ab 14 Uhr, am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai. Bemessungsgrundlage ist der Grundlohn, höchstens 50 € pro Stunde.
| Art der Arbeit | Fundstelle | Steuerfrei bis |
|---|---|---|
| Nachtarbeit, 20:00–06:00 Uhr | Abs. 1 Nr. 1 | 25 % |
| Nachtarbeit, 00:00–04:00 Uhr — nur bei Beginn vor 0 Uhr | Abs. 3 Nr. 1 | 40 % |
| Sonntagsarbeit | Abs. 1 Nr. 2 | 50 % |
| Gesetzliche Feiertage und 31.12. ab 14 Uhr | Abs. 1 Nr. 3 | 125 % |
| 24.12. ab 14 Uhr, 25. und 26.12., 1. Mai | Abs. 1 Nr. 4 | 150 % |
| Grundlohn als Bemessungsgrundlage | Abs. 2 | max. 50 €/h |
Zwei Feinheiten, die den Unterschied machen. Erstens die 40 %: sie gelten nur, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde. Wer um 2 Uhr anfängt, bleibt bei 25 % — dieselben Stunden, weniger steuerfrei. Zweitens § 3b Abs. 3 Nr. 2: Arbeit von 0 bis 4 Uhr des Tages nach einem Sonntag oder Feiertag gilt noch als Sonntags- bzw. Feiertagsarbeit. Die Nachtschicht von Sonntag 22 Uhr bis Montag 6 Uhr ist deshalb nicht zu zwei Achteln Sonntagsarbeit, sondern zu sechs von acht Stunden. Der Generator rechnet beides mit.
Ein Beispiel, komplett durchgerechnet
5er-Konti 6-4, Grundlohn 20 €/h, Nordrhein-Westfalen, Kalenderjahr 2026. So sieht das für eine einzelne Person aus — nicht für den Betrieb, sondern für die Person, die den Plan fährt:
| Kategorie | Satz | Stunden/Jahr | Steuerfrei |
|---|---|---|---|
| Nachtarbeit 20–6 Uhr | 25 % | 436 h | 2.180 € |
| Nachtarbeit 0–4 Uhr (Beginn vor 0 Uhr) | 40 % | 288 h | 2.304 € |
| Sonntagsarbeit | 50 % | 294 h | 2.940 € |
| Feiertagsarbeit | 125 % | 34 h | 850 € |
| 25./26.12. und 1. Mai | 150 % | 24 h | 720 € |
| Summe | 8.994 € |
Rund 8.994 € steuerfrei im Jahr bei 20 € Grundlohn. Das ist kein Bonus, den der Arbeitgeber verschenkt — es ist die Obergrenze dessen, was das Finanzamt unangetastet lässt, wenn der Tarifvertrag den Zuschlag hergibt. Aber die Zahl, die uns beim Rechnen selbst überrascht hat, ist eine andere.
Zwischen der bestgestellten und der schlechtestgestellten Gruppe liegen 970 € im Jahr — 8.464 € gegenüber 9.434 €, bei identischem Muster, identischem Lohn und identischer Stundenzahl. Der einzige Unterschied ist der Kalender: der Zyklus ist 10 Tage lang, das Jahr hat 365. Wessen Gruppe zufällig auf den 1. Mai und die beiden Weihnachtstage fällt, kassiert die 150 %; wessen Gruppe daneben liegt, sieht sie nie. In unserer Referenzrechnung erwischt eine Gruppe über das ganze Jahr keine einzige Stunde zum 150-%-Satz.
Das ist kein Fehler im Plan, das ist der Plan. Wer die Gruppen jährlich durchrotieren lässt, verteilt es über die Jahre. Wer es nicht tut, erklärt irgendwann im Betriebsrat, warum Gruppe D seit vier Jahren die Weihnachtsschicht nicht bekommt. Stellen Sie oben das Bundesland um und sehen Sie zu, wie sich die Beträge verschieben: Bayern hat zwölf Feiertage, Berlin zehn.
Die Falle: steuerfrei ist nicht beitragsfrei
Kurz gesagt: § 3b EStG stellt die Zuschläge bis zu einem Grundlohn von 50 €/h steuerfrei. Für die Sozialversicherung gilt eine völlig andere, halb so hohe Grenze: nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV bleiben die Zuschläge nur beitragsfrei, soweit das Entgelt, auf dem sie berechnet werden, 25 € je Stunde nicht übersteigt.
Liegt der Grundlohn dazwischen — und bei einem Facharbeiter mit Zulagen ist das schnell der Fall — ist der Zuschlag steuerfrei, aber voll beitragspflichtig. Zwei Zahlen, zwei Gesetze, eine Lohnabrechnung. Der Generator sagt es Ihnen, sobald Sie oben einen Grundlohn über 25 € eintragen. Wir kennen keine andere Seite zum Thema Schichtplan, die diese beiden Grenzen überhaupt auseinanderhält.
Was das Arbeitszeitgesetz zur Schichtarbeit sagt
Kurz gesagt: werktäglich 8 Stunden Arbeitszeit, ausnahmsweise 10 mit Ausgleich. Danach 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit. Sonn- und Feiertage sind von 0 bis 24 Uhr frei, mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen es bleiben, und für jeden gearbeiteten Sonntag gibt es einen Ersatzruhetag binnen zwei Wochen.
| Norm | Grenze |
|---|---|
| § 3 ArbZG | 8 h werktäglich; 10 h nur, wenn Ø 8 h in 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen eingehalten wird |
| § 4 ArbZG | 30 min Pause bei mehr als 6 bis 9 h, 45 min bei mehr als 9 h; nie länger als 6 h am Stück ohne Pause |
| § 5 Abs. 1 ArbZG | 11 h ununterbrochene Ruhezeit nach Ende der täglichen Arbeitszeit |
| § 5 Abs. 2 ArbZG | Kürzung auf 10 h nur in bestimmten Branchen (u. a. Krankenhäuser, Pflege, Gaststätten, Verkehr) und nur mit Ausgleich auf 12 h binnen 1 Kalendermonat oder 4 Wochen |
| § 6 Abs. 2 ArbZG | Nachtarbeitnehmer max. 8 h; bis 10 h nur bei Ø 8 h in 1 Kalendermonat oder 4 Wochen |
| § 6 Abs. 3 ArbZG | Arbeitsmedizinische Untersuchung vor Beginn und alle 3 Jahre, ab 50 jährlich — Kosten trägt der Arbeitgeber |
| § 9 Abs. 1 ArbZG | Sonn- und Feiertage von 0 bis 24 Uhr beschäftigungsfrei |
| § 11 Abs. 1 ArbZG | Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben |
| § 11 Abs. 3 ArbZG | Ersatzruhetag: binnen 2 Wochen bei Sonntagsarbeit, binnen 8 Wochen bei Feiertagsarbeit |
Die am häufigsten verwechselten Zahlen stehen in Zeile 1 und Zeile 5. Beide erlauben 10 Stunden, beide verlangen im Schnitt 8 — aber § 3 rechnet über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen, § 6 Abs. 2 für Nachtarbeitnehmer nur über einen Kalendermonat oder vier Wochen. Wer die 24 Wochen auch für die Nachtschicht ansetzt, plant zu lang. In Ratgebern steht das falsch, weil beide Absätze fast gleich klingen.
Warum die Drehrichtung zählt — und wann sie egal ist
Vorwärts rotieren heißt immer später anfangen: früh, dann spät, dann nacht. Das passt zum Biorhythmus und ist arbeitsmedizinisch die Empfehlung. Rückwärts dreht es um, und dann wird es rechnerisch eng: zwischen einer Spätschicht, die um 22 Uhr endet, und einer Frühschicht, die um 6 Uhr beginnt, liegen 8 Stunden. § 5 Abs. 1 verlangt 11.
Aber — und das liest man nirgends — es trifft nicht jedes Modell. Im 4er-Konti 2-2-2 grenzen die Blöcke direkt aneinander: rückwärts fällt die kürzeste Ruhezeit von 16 auf 8 Stunden, der Plan ist sofort unzulässig. Im 3-Schicht-System mit Wochenwechsel liegt zwischen den Blöcken ein freies Wochenende; dort bleibt die kürzeste Ruhezeit auch rückwärts bei 16 Stunden, und § 5 wird gar nicht berührt. Die pauschale Warnung „Rückwärtsrotation ist verboten“ ist deshalb falsch. Sie ist ein Problem der schnell rotierenden Konti-Modelle. Stellen Sie die Rotation oben um und vergleichen Sie selbst.
Der Betriebsrat sitzt mit am Tisch
Kurz gesagt: ein Schichtplan ist mitbestimmungspflichtig. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie bei der Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage mit — das ist exakt die Beschreibung eines Schichtplans. Nr. 3 erfasst zusätzlich die vorübergehende Verkürzung oder Verlängerung.
Der Einleitungssatz von Abs. 1 ist dabei das Entscheidende: mitbestimmt wird, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht. Was Ihr Tarifvertrag abschließend regelt, ist der Mitbestimmung entzogen; alles andere nicht. Praktisch heißt das: der Plan, den Sie hier erzeugen, ist ein Entwurf für die Verhandlung, kein Aushang. Ohne Zustimmung des Betriebsrats — in der Regel als Betriebsvereinbarung — hängt er nicht am schwarzen Brett. Kein Anbieter von Schichtplan-Vorlagen erwähnt das, und es ist der häufigste Grund, warum ein fertiger Plan wieder eingesammelt wird.
Warum wir keine Excel-Vorlage anbieten
Suchen Sie „Schichtplan Vorlage“, bekommen Sie im Wesentlichen vier Dinge: eine Datei mit Makros, ein Template hinter einer E-Mail-Abfrage, eine Achtschritt-Anleitung zum Selbstausfüllen und einen nackten Download ohne Vorschau. Was alle vier gemeinsam haben: die Rotation bauen Sie selbst. „Generator“ steht drauf, eine leere Tabelle ist drin.
Wir haben uns bewusst anders entschieden, an drei Stellen:
- Keine Makros. Eine Vorlage mit VBA öffnet in Excel im Browser gar nicht, auf dem Mac mit Sicherheitswarnung, und in einem halbwegs gehärteten Firmennetz blockiert sie die IT beim ersten Klick. Unser Export ist eine reine Datendatei — Excel im Browser, LibreOffice, Numbers, alles ohne Warnung.
- Vorschau vor dem Download. Der Plan steht oben auf dem Bildschirm, gerechnet, bevor Sie irgendetwas herunterladen. Keine E-Mail-Adresse, kein Konto, kein „Demo buchen“. Wenn das Modell nicht passt, klicken Sie weiter, statt eine Datei zu löschen.
- Der Plan widerspricht. Eine Vorlage nimmt alles hin, was Sie eintippen. Diese hier sagt Ihnen ungefragt, dass Ihre Rückwärtsrotation 8 Stunden Ruhezeit lässt und § 5 elf verlangt, oder dass Ihr 4er-Konti unter 15 freie Sonntage rutscht. Ein totes Blatt Papier macht das nie.
Ehrlich bleiben wir aber auch bei dem, was hier nicht drin ist: Urlaubs- und Krankheitsvertretung, eine Jahresübersicht und ein Lohnjournal für die Entgeltabrechnung fehlen. Wer das braucht, braucht ein WFM-System und keine Seite. Was hier steht, ist das Modell und seine Rechnung — der Teil, den die WFM-Anbieter gratis versprechen und dann gegen eine Demo eintauschen.
Nach Branche: was üblich ist
Gleiches Gesetz, anderer Plan. Was Ihre Branche macht, sagt vor allem etwas über Ihre Betriebszeit.
Metall- und Maschinenbau
Das 3-Schicht-System teilkontinuierlich ist hier der Normalfall: 120 Stunden Betriebszeit, Wochenende aus, 40 Stunden pro Woche. Wenn Sie die Anlage am Wochenende nicht abstellen, weil das Anfahren zu teuer ist, ist das das Signal für Vollkonti — nicht Ihr Auftragsbuch.
Chemie, Papier, Glas
Vollkonti auf fünf Gruppen, weil der Prozess nicht anhalten darf. Die Frage ist hier nie ob, sondern wie Sie Urlaub und Krankheit auffangen. Genau dafür gibt es die sechste Gruppe als Springerschicht.
Pflege und Krankenhaus
Eigene Welt: § 5 Abs. 2 erlaubt hier die Verkürzung der Ruhezeit auf 10 Stunden — aber nur mit Ausgleich auf 12 Stunden innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen. Und § 5 Abs. 3 lässt für Bereitschaftsdienst-Kürzungen einen Ausgleich zu anderen Zeiten zu. Wer diese Ausnahmen als Dauerlösung einplant, plant den Verstoß mit ein.
Logistik und Lager
Oft zwei Schichten mit langem Abend und Spitzen, die keinem Muster folgen. Ein festes Rotationsmuster ist hier weniger wert als anderswo — dafür ist die Sonntagsfrage schärfer, weil § 10 die Sonntagsarbeit nicht für jedes Lager öffnet.
Bewachung und Werkschutz
Das klassische Feld für 12-Stunden-Modelle, und der eine Fall, in dem § 7 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a wirklich greift: dort fällt regelmäßig Arbeitsbereitschaft an, deshalb sind über 10 Stunden Arbeitszeit per Tarifvertrag möglich. In der Fertigung ist das nicht so.
Mittelstand, 30 bis 150 Beschäftigte
Der eigentliche Schmerzpunkt: zu klein für ein WFM-System zu 4 € pro Kopf und Monat, zu groß für den Plan an der Wand. Fangen Sie bei zwei Schichten an und springen Sie erst auf drei, wenn die Betriebszeit über 80 Stunden geht. Jede Gruppe mehr ist ein komplettes Team, kein halbes.
In vier Schritten zum Schichtplan
- 1Betriebszeit bestimmen
Wie viele Stunden pro Woche muss die Anlage laufen? Diese Zahl bestimmt die Gruppenzahl: 80, 120 oder 168 Stunden. Nicht Ihr Bauchgefühl und nicht, was der Nachbar macht.
- 2Modell und Drehrichtung wählen
System auswählen, dann die Variante (2-2-2, 3-3-3-3, 6-4, DuPont). Der Generator füllt das Muster aus und setzt die Wochenstunden daneben.
- 3Die roten Befunde abarbeiten
Ruhezeit, Schichtlänge, Nachtarbeit und vor allem der Sonntagszähler. Wird es nicht grün, ist eine Gruppe mehr die Antwort — keine kreativere Planung.
- 4Zuschläge und Bundesland prüfen
Grundlohn eintragen, Bundesland einstellen, § 3b-Aufstellung lesen. Erst dann wissen Sie, was der Plan für Ihre Leute wert ist und was er Sie kostet — und mit welchem Blatt Sie in die Betriebsratssitzung gehen.
Häufige Fragen
Wie viele Mitarbeiter braucht man für ein vollkontinuierliches 3-Schicht-System?
Für 168 Betriebsstunden pro Woche brauchen Sie fünf Schichtgruppen, nicht drei. Drei Gruppen à 8 Stunden decken 120 Stunden ab, also nur die Werktage. Vier Gruppen decken 168 Stunden, kommen aber auf 42 Stunden pro Woche und lassen nur 25 % Freischichten übrig — damit bleiben rechnerisch weniger als 15 freie Sonntage im Jahr, die § 11 Abs. 1 ArbZG verlangt. Erst mit fünf Gruppen sinkt die Anwesenheit auf 33,6 Stunden und der Sonntagszähler geht auf.
Wie viel Nachtzuschlag ist steuerfrei?
25 % des Grundlohns für Arbeit zwischen 20 und 6 Uhr. Im Fenster von 0 bis 4 Uhr steigen die steuerfreien 25 % auf 40 % — aber nur, wenn die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde (§ 3b Abs. 3 Nr. 1 EStG). Wer erst um 2 Uhr anfängt, bleibt bei 25 %. Die Bemessungsgrundlage ist der Grundlohn, höchstens jedoch 50 € pro Stunde.
Ist steuerfreier Zuschlag auch sozialversicherungsfrei?
Nicht automatisch, und das ist die teuerste Verwechslung in der Schichtplanung. § 3b EStG stellt die Zuschläge bis zu einem Grundlohn von 50 €/h steuerfrei. Für die Sozialversicherung gilt aber § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV mit einer eigenen, deutlich niedrigeren Grenze: 25 € pro Stunde. Liegt der Grundlohn dazwischen, ist der Zuschlag steuerfrei, aber beitragspflichtig.
Ist Rückwärtsrotation erlaubt?
Sie ist nicht verboten, scheitert in schnell rotierenden Modellen aber meist an § 5 ArbZG. Rückwärts bedeutet N → S → F, also immer früher anfangen. Zwischen einer Spätschicht, die um 22 Uhr endet, und einer Frühschicht, die um 6 Uhr beginnt, liegen 8 Stunden. Das Gesetz verlangt 11. In einem 2-2-2 mit direkt aneinandergrenzenden Blöcken kippt der Plan damit sofort. In einem 3-Schicht-System mit Wochenwechsel und freiem Wochenende passiert es nicht, weil die freien Tage zwischen den Blöcken liegen.
Wie viele Sonntage müssen im Jahr frei bleiben?
Mindestens 15 (§ 11 Abs. 1 ArbZG). Dazu kommt § 11 Abs. 3: für jeden Sonntag, an dem gearbeitet wird, ist ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren, bei einem Feiertag innerhalb von acht Wochen. Nach Abs. 4 muss dieser Ersatzruhetag unmittelbar an eine Ruhezeit nach § 5 anschließen, soweit nicht technische oder arbeitsorganisatorische Gründe entgegenstehen.
Wie lange darf eine Schicht dauern?
Werktäglich 8 Stunden, ausnahmsweise 10, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Gemeint ist die reine Arbeitszeit ohne Pause. Für Nachtarbeitnehmer ist der Ausgleichszeitraum kürzer: dort zählt der Durchschnitt über einen Kalendermonat oder vier Wochen (§ 6 Abs. 2). Diese beiden Fristen werden ständig verwechselt.
Sind 12-Stunden-Schichten in Deutschland zulässig?
Nur, wenn die Pausen lang genug sind. 12 Stunden Anwesenheit minus der gesetzlichen Mindestpause von 45 Minuten sind 11,25 Stunden Arbeitszeit — über der 10-Stunden-Grenze des § 3 ArbZG. Darüber hinaus geht es nach § 7 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a nur per Tarifvertrag und nur, wenn regelmäßig und in erheblichem Umfang Arbeitsbereitschaft oder Bereitschaftsdienst anfällt — in laufender Produktion ist das normalerweise nicht der Fall. Wer 12-Stunden-Schichten fahren will, plant deshalb 2 Stunden Pause ein.
Muss der Betriebsrat dem Schichtplan zustimmen?
Ja, wenn es einen gibt. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie bei der Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage mit — das ist der Schichtplan. Nr. 3 erfasst zusätzlich die vorübergehende Verkürzung oder Verlängerung. Das Mitbestimmungsrecht entfällt nur, soweit bereits eine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht.
Ist der Export wirklich kostenlos?
Ja. Der Schichtplan als Datei für Excel, eine druckbare Ansicht fürs schwarze Brett und eine .ics-Datei mit den Schichten der eigenen Gruppe — ohne Konto und ohne E-Mail-Adresse. Tableur Pro verkauft Excel-Generatoren für andere Aufgaben; dieser Schichtplan gehört nicht dazu.
Quellen
Alle Paragrafen wurden am 17.07.2026 im Volltext auf gesetze-im-internet.de nachgelesen, nicht aus Sekundärliteratur übernommen. Wenn Sie eine Abweichung finden, gilt das Gesetz und nicht diese Seite.
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG) — insbesondere §§ 3, 4, 5, 6, 7, 9 und 11
- § 3b EStG — Steuerfreiheit von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit
- § 1 SvEV — Sozialversicherungsentgeltverordnung, 25-Euro-Grenze
- § 87 BetrVG — Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
Die Feiertage berechnen wir aus dem Osterdatum (gregorianischer Algorithmus) statt aus einer Tabelle. Regionale Besonderheiten — Mariä Himmelfahrt nur in katholisch geprägten bayerischen Gemeinden, Fronleichnam in einzelnen Gemeinden Sachsens und Thüringens — stehen als Fußnote am Kalender. Diese Seite ist eine Rechenhilfe und ersetzt keine Rechtsberatung.
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