Brandstofbeheer wagenpark: brandstofregistratie met verbruik en kost per kilometer
Zoek je op «brandstofbeheer wagenpark», dan krijg je fleetmanagement-software met een demo-knop. Voor één tot vijftien voertuigen is dat te veel. Hier vul je gewoon vier velden in — datum, kenteken, kilometerstand en liters — en het verbruik (L/100 km), de kost per kilometer en de kost per voertuig rollen er automatisch uit. Daarna exporteer je een echt Excel-bestand met levende formules, zodat je volgende maand alleen een regel plakt.
Gemaakt voor de zzp'er en kmo met een klein wagenpark, geen aparte fleetmanager en geen zin in een abonnement. De brandstofregistratie blijft van jou, in een bestand dat elke boekhouder kan openen.
Laatst bijgewerkt: juli 2026
| Kenteken | Model | Type | Tankinhoud (L) | |
|---|---|---|---|---|
| Datum | Voertuig | Kilometerstand | Liters | Bedrag € | |
|---|---|---|---|---|---|
| Voertuig | L/100 | €/km | Uitgave |
|---|---|---|---|
| AB-123-CD | 6,2 | 0,11 € | 204,00 € |
| EF-456-GH | 16,2 | 0,28 € | 297,50 € |
- 2026-05-18 · EF-456-GH2 tankbeurten op dezelfde dag
- 2026-05-18 · EF-456-GHLiters > tankinhoud
5% tolerantie op de tankinhoud (de vulhals telt mee), afwijking gemeld vanaf +20% boven het gemiddelde verbruik van het voertuig. De drie controles gaan als levende formules mee in de .xlsx: het bestand signaleert vanzelf zodra u een tankbeurt toevoegt.
Gratis: vast zwart-wit voorbeeld (berekende waarden, zonder herberekenende formules), met een banner. Pro: bestand in kleur met overzichtstabblad en levende formules die tijdens het typen herberekenen — zonder banner, eenmalige betaling, levenslang.
Dit is jouw Pro-bestand
Voorbeeld op basis van de gegevens die je zojuist hebt ingevoerd — in kleur, zonder watermerk. Het Pro-bestand herberekent zichzelf bij elke wijziging.
| Overzicht wagenpark — Wagenpark bedrijf | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kenteken | Merk/model | Brandstof | Gereden km | Liters | Uitgave | Verbruik L/100 | Kosten/km |
| AB-123-CD | Renault Clio | Essence | 1.260 | 120 | € 204,00 | 6,2 | € 0,11 |
| EF-456-GH | Peugeot Partner | Diesel | 740 | 175 | € 297,50 | 16,2 | € 0,28 |
| Totaal | 2.000 | 295 | € 501,50 | ||||
| Logboek van tankbeurten — Wagenpark bedrijf | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Datum | Voertuig | Kilometerstand | Afstand (km) | Liters | Bedrag | Verbruik L/100 | Signaal |
| 02/05/2026 | AB-123-CD | 40.100 | 42 | € 71,40 | |||
| 03/05/2026 | EF-456-GH | 88.500 | 55 | € 93,50 | |||
| 12/05/2026 | AB-123-CD | 40.720 | 620 | 38 | € 64,60 | 6,1 | |
| 18/05/2026 | EF-456-GH | 89.240 | 740 | 52 | € 88,40 | 7 | 2 tankbeurten op dezelfde dag |
| 18/05/2026 | EF-456-GH | 89.240 | 0 | 68 | € 115,60 | Liters > tankinhoud | |
| 24/05/2026 | AB-123-CD | 41.360 | 640 | 40 | € 68,00 | 6,3 | |
Verbruik en kost per kilometer berekenen
In het kort: je hebt maar twee formules nodig, en beide draaien om de afstand tussen twee tankbeurten van hetzelfde kenteken. Verbruik = liters ÷ afstand × 100. Kost per kilometer = bedrag ÷ afstand. De generator hierboven doet het per regel; de geëxporteerde Excel doet het met formules die meerekenen zodra je een cel verandert.
De valkuil zit in de eerste meting. Een tankbeurt op zichzelf zegt niets over verbruik — je hebt de vórige kilometerstand nodig. Daarom staat er bij de eerste rij van elk voertuig geen verbruik: er is nog geen afstand. Pas vanaf de tweede tankbeurt begint de rekensom te lopen. En reken alleen met vol-tot-vol: tank je de ene keer half en de andere keer vol, dan meet je een verbruik dat er niet is.
| Datum | Km-stand | Afstand | Liters | Prijs/liter | Verbruik (L/100) |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-05 | 40.100 | — | — | — | eerste meting |
| 12-05 | 40.720 | 620 km | 38 L | € 1,70 | 6,13 |
| 24-05 | 41.360 | 640 km | 40 L | € 1,70 | 6,25 |
Over deze drie tankbeurten reed de Clio 1 260 km op 120 liter: gemiddeld 6,19 L/100 km. Zet je er een tweede voertuig naast, dan zie je meteen welke van de twee je meer kost per kilometer — de enige vergelijking die telt als de voertuigen niet even groot zijn.
Brandstofkosten besparen: drie knoppen die echt werken
Brandstof is voor een klein wagenpark de grootste variabele kost. Je verlaagt hem niet met een dashboard, maar met drie dingen die je kunt meten in ditzelfde bestand. Meten is hier het punt: pas als je verbruik per voertuig en per maand naast elkaar staat, zie je of een maatregel werkt.
Rijgedrag van de bestuurder
De grootste variabele die je zelf in de hand hebt. Vroeg opschakelen, gelijkmatig rijden en de snelheid op de snelweg terugbrengen scheelt merkbaar. Het programma Het Nieuwe Rijden (Milieu Centraal) noemt een besparing tot ongeveer 10 % bij consequent zuinig rijden. Meet het gewoon: laat een bestuurder een maand bewust rijden en zet zijn L/100 naast de vorige maand in dit bestand.
Bandenspanning
Te zachte banden verhogen de rolweerstand en dus het verbruik, en ze slijten sneller. Milieu Centraal adviseert de spanning maandelijks te controleren en op het advies van de fabrikant (of iets erboven) te houden. Een band die een halve bar te zacht staat, tikt al aan op zowel verbruik als bandenkosten. Zet de controledatum als datumkolom naast het voertuig, net als de APK.
Ritregistratie
Rijdt een medewerker de auto van de zaak meer dan 500 km per jaar privé, dan telt de Belastingdienst bijtelling bij het loon. Wil je dat vermijden, dan heb je een sluitende rittenregistratie nodig die de zakelijke en privékilometers scheidt. Diezelfde registratie legt meteen bloot welke ritten geen zakelijk doel hadden — vaak de goedkoopste besparing die er is: kilometers die niet gereden hadden hoeven worden.
Besparingscijfers over rijgedrag en bandenspanning komen van Milieu Centraal (Het Nieuwe Rijden). De grens van 500 privékilometers voor de bijtelling staat bij de Belastingdienst.
Btw op brandstof, brandstofpas en tankbonnen
In het kort: op brandstof geldt het algemene btw-tarief van 21 %, voor zakelijk gebruik aftrekbaar, met een correctie voor privégebruik. En de manier waarop je tankt — brandstofpas of losse bonnen — bepaalt vooral hoeveel overtypwerk je administratie kost.
Rijdt de auto ook privé, dan mag je de btw op brandstof niet volledig aftrekken. De Belastingdienst laat je kiezen: forfaitair een vast percentage van de cataloguswaarde corrigeren, of de werkelijke privékilometers aantonen met een sluitende rittenregistratie. De actuele percentages staan bij de Belastingdienst; wat je hier bijhoudt — kilometers en liters per kenteken — is precies de onderlegger die je bij een controle nodig hebt.
Voor de administratie zelf is het verschil tussen een brandstofpas en tankbonnen groter dan het lijkt. Een tankkaart geeft maandelijks één export met datum, kenteken, liters en bedrag; die regels plak je onder het logboek en de totalen kloppen vanzelf. Losse bonnen moet je stuk voor stuk overtypen en aan een kenteken hangen — foutgevoelig, en bij twintig voertuigen niet meer vol te houden. Voor de btw-aftrek heb je in beide gevallen een geldige factuur nodig; de tankkaart-leverancier levert die verzamelfactuur meestal kant-en-klaar, bij losse bonnen moet je ze zelf bewaren.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken je het brandstofverbruik per 100 km?
Verbruik (L/100 km) = getankte liters ÷ gereden afstand × 100. De afstand is het verschil in kilometerstand met de vorige tankbeurt van hetzelfde kenteken. Voorbeeld uit dit bestand: de Renault Clio rijdt 640 km op 40 liter, dus 40 ÷ 640 × 100 = 6,25 L/100 km. Belangrijk: reken alleen met een volle tank tot volle tank, anders vergelijk je halve tankbeurten en klopt het getal niet.
Wat is een goed brandstofverbruik voor een bestelwagen?
Er is geen wettelijke norm; het referentiepunt is het voertuig zelf. Een moderne dieselbestelwagen zit vaak tussen 7 en 9 L/100 km, een benzinepersonenauto tussen 6 en 8. Wat telt is de afwijking: zodra een voertuig meer dan 20 % boven zijn eigen gemiddelde uitkomt, kleurt de generator de regel. Dat verraadt een lekke band, een sleepkoppeling of een tankkaart die elders wordt gebruikt — niet het absolute getal.
Hoe zit het met de btw op brandstof?
Op brandstof geldt in Nederland het algemene btw-tarief van 21 %. Voor zakelijk gebruik is die btw aftrekbaar. Wordt de auto ook privé gereden, dan corrigeert de Belastingdienst dat privégebruik: je mag forfaitair uitgaan van een vast percentage van de cataloguswaarde voor de btw-correctie, of de werkelijke privékilometers aantonen met een sluitende rittenregistratie. De actuele percentages staan bij de Belastingdienst; deze pagina rekent enkel het verbruik, niet je aangifte.
Brandstofpas of tankbonnen — wat is handiger voor de administratie?
Een brandstofpas (tankkaart van Shell, TotalEnergies of de leasemaatschappij) levert maandelijks één transactie-export met datum, kenteken, liters en bedrag. Die plak je regel voor regel onder het logboek en je totalen kloppen automatisch. Losse tankbonnen moet je zelf overtypen en aan een kenteken koppelen, wat foutgevoelig is. Voor de btw-aftrek heb je bij beide een factuur nodig die aan de eisen voldoet; de tankkaart-leverancier levert die verzamelfactuur meestal kant-en-klaar.
Waarom staan er twee tankbeurten op dezelfde dag als fout gemarkeerd?
De generator markeert twee pleinen op dezelfde dag bij hetzelfde kenteken omdat dat vaak betekent dat de tankkaart ook een privéauto of een jerrycan heeft gevuld. In het standaardvoorbeeld tankt de Peugeot Partner twee keer op 18 mei, waarvan één keer 68 liter in een tank van 60 liter — rekenkundig onmogelijk. Beide signalen zijn formules in het bestand (AANTALLEN.ALS en een vergelijking met de tankinhoud), dus ze verschijnen ook bij nieuwe regels.
Is de Excel-export echt gratis?
Ja, de gratis export levert een volledig werkend .xlsx-bestand met levende formules voor verbruik en kost per kilometer, met een discreet watermerk. De Pro-versie (eenmalig, zonder abonnement) haalt het watermerk weg en voegt het dashboard-tabblad toe dat automatisch optelt per voertuig en per maand.
Wil je naast brandstof ook tankkaarten samenvoegen, vervaldatums (APK, verzekering, lease) bewaken en de TCO opbouwen, lees dan de uitgebreide gids op de wagenpark- en brandstofgenerator.
Wagenparkbeheer bekijkenVoor beurten, banden en distributieriem gebruik je dezelfde logica op onderhoudsintervallen: het preventief onderhoudsplan.
Onderhoudsplan maken